为规范学生档案管理，确保学生个人档案的完整性，根据教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）第三章相关要求，我校将组织2023级在籍新生研究生（不含来华留学生）填报《研究生入学登记表》，该登记表将会存入学生个人档案，通知如下：
一、办理范围
2023级全体在籍硕士和博士研究生（指有学籍的国内研究生，包含全日制和非全日制）。
二、办理时间
学生提交：2024年4月1日-4月9日。
学院审核：2024年4月9日-5月7日。
三、办理流程
1.学生本人登录学校e服务系统（https://eserv.cup.edu.cn/），搜索“研究生入学登记表”，点击进入，认真核对《研究生入学登记表》内所有相关信息并补充完善，确认无误后点击提交学院审核。
2.各学院应审核学生提交的《研究生入学登记表》表格所有内容无缺项、照片清晰、签字完整。
3.学院审核通过后一式三份双面彩色打印（带红章）。
四、材料归档
各学院以学院为单位于本学期内将整理好的《研究生入学登记表》一份交至学工处档案室（将存入学生个人档案），一份交至学校档案馆，一份留存学院存档。入学登记表按照学号顺序排列，并附名单，名单内学生顺序应与登记表排序一一对应，模板详见附件1。
各学院向学工处档案室和学校档案馆送交材料的时间和具体事宜由各院与学工处档案室（联系人及联系方式：陈老师9135）和学校档案馆（联系人及联系方式：毕老师3290）商定。
克拉玛依校区存档由校区组织安排。
移交学校档案馆入学登记表整理要求：
1.将入学登记表按照不同学历层次（硕士、博士）分开放置。
2.每一学历层次入学登记表按照学号顺序排列，并附目录，目录内学生顺序与登记表排序一一对应，目录模版见附件1。
3.每个学历层次入学登记表需附卷内备考表一张（见附件2），其中立卷人、检查人及时间需要填写，立卷人为整理及归档人，检查人为负责此项工作的教职工。
4.电子版目录与存档目录一致，需在上交归档材料前OA发送给档案馆毕老师。
5.入学登记表归档交接需要进行核对，每个学院大约需10分钟，具体移交时间等待档案馆另行通知。
五、注意事项
1.所有填写的信息均为截至入学时间2023年8月21日的实际信息，要如实、认真填写；表内所列项目如无此项情况，应写“无”。
2.入学时的姓名、性别、民族、身份证号、录取类别、导师、专业名称、研究方向等信息为研究生招录信息，在入学登记表中原则上禁止修改，如确实有误，请学院核实后于4月9日前统一反馈研究生院培养办勘误相关信息。籍贯、前置学历信息等，为学生本人通过全国研究生招生系统填报并确认的信息，原则上禁止变更，以保证数据的出入口一致。
3.请各学院务必督促学生按要求填写表格，核对无误后提交学院审核，经学院审核通过后不可修改。
研究生院培养办公室
2024年4月1日
